Arşivlere devredilecek belgelerin hazırlanması
MADDE 13- (1) Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosya/klasörler uygunluk kontrolünden geçirilir. Uygunluk kontrolünde;
a) Dosya/klasör içerisinde bulunan belgelerin, dosyalama kurallarına uygun olarak dosyalanıp dosyalanmadığı,
b) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgenin, ekleri ile bir araya getirilip getirilmediği,
c) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgelerin, en son işlem görmüş belge tarihi dikkate alınarak küçük tarihten büyük tarihe doğru tarihsel sıralamasının yapılıp yapılmadığı,
ç) Dosya/klasör etiketlerinin düzenlenip düzenlenmediği,
d) Dosya/klasör içerik listelerinin hazırlanıp hazırlanmadığı,
kontrol edilerek eksikleri varsa tamamlanır.
(2) İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılır. Gizlilik dereceli dosya/klasörler, arşivlerde tasnif ve yerleştirme sırasında normal belgeler gibi işleme tâbi tutulur.
(3) Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ve birim belge yöneticisi ile müştereken yapılır.
(4) Elektronik belge yönetim sistemlerinde oluşan belgelerin doğru dosya ile ilişkilendirilip ilişkilendirilmediği, belge yöneticisi tarafından kontrol edilir, hatalı verilen dosya kodlarının doğru dosya ile ilişkilendirilmesi sağlanır.
Belgelerin arşivlere devri
MADDE 14- (1) İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilir.
(2) Bir belgenin eki olmayan kitap, broşür, boş form, doküman ve benzeri materyal arşivlere devredilmez.
(3) Belgelerin devir işlemlerinde, birimlerle mutabakat sağlanarak belirli bir sıra uygulanır.
(4) Devir işlemlerinde dosya/klasör içerik listeleri referans alınır.
ÖNEMLİ NOTLAR:
Birim arşivlerinde bekleme sürelerini tamamlayan dosya ve belgeler ile sınav zarfları Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kurum Arşivi Birimine teslim edilir. Teslim sırasında Devir Teslim Belgesi düzenlenir. Kurum Arşivinde saklanacak dosya ve belgeler Arşiv Yönetim Sistemine kaydedilerek, sitemden alınacak barkod numarası yapıştırılıp Kurum Arşivi Deposunda saklanır.
Sınav zarflarının bekleme süresi 2 (iki) yıldır. Sınav zarfları, sınav işlemlerinin bitiminde birim sekreterleri tarafından teslim alınarak Birim arşivinde saklanır. Birim arşivlerinde bekleme süresini tamamlayan zarflar Kurum Arşivine devredilir.
Kurum Arşivinde bekleme süresini tamamlayan dosya, belge, sınav zarfı vb. malzemeler Üniversite Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından değerlendirmeye tabi tutulur ve gerekli tutanakları hazırlandıktan sonra Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı'ndan "Uygunluk Onayı" alındıktan sonra imha işlemleri gerçekleştirilir.
İmha işlemleri birimler tarafından değil, Kurum Arşivi tarafından yapılır.